A walk around the world – my highlights of #IMEX13 in Frankfurt

My mind is still busy processing all the impressions of last week since I went for a walk around the world within three days. IMEX 2013 in Frankfurt was my first international trade show and I had the lucky opportunity to jointhe  @IMEXSocialTeam. Equipped with tablet and smartphone we explored the show floor through the eyes of a visitor and captured funny and interesting stories between the various booth. Here are my personal highlights.05 Walk around the world Report IMEX Frankfurt HCIBS A walk around the world   my highlights of #IMEX13 in Frankfurt by How Can I Be Social (HCIBS)

 Creative in Malaysia

The beautiful décor of the Malaysia booth attracted my attention immediately:  big replica of the Petronas KLCC Twin Towers, Asian calligraphy and the delicious smell of fresh herbal tea. Besides the booth offered creative and relaxing activities. We were invited to make bracelets and necklaces from small beads, to colour pictures with batik dye or to barter with play money for small treasures. It was a great demonstration of low budget activities that spice up your booth.

05 IMEX 1 A walk around the world   my highlights of #IMEX13 in Frankfurt by How Can I Be Social (HCIBS)

 Crazy in Scandinavia

I was always convinced that long periods without natural light couldn’t be healthy for your mind. Now the exhibitors from Norway and Finland have proven me right. Nevertheless, with their crazy ideas they spread joy and fun all over the show floor. Norway opened the happy hour with a screaming contest, offering a trip to the North for the loudest voice. For sporty activities Finland was the place to be: the Fins arranged a real-life Angry Birds tournament.

Party in Holland

If you saw the orange booth of Holland you will understand why ‘gezelligheid’ is a Dutch word. No matter which time of the day you came along – it was always crowded with people who were laughing and cheering. After quitting time I was glad to enjoy a cold beer and have a good chat with the Dutch mascot Mr. Holland. Cheers!

DSC 0335 A walk around the world   my highlights of #IMEX13 in Frankfurt by How Can I Be Social (HCIBS)

Your highlight?

I had three fantastic days and hope that I will see Frankfurt again next year. How about you? What was your favourite booth, your best story or your greatest shot at IMEX in Frankfurt? We want to know! Please share them with us.

Reports (NL): What’s new at #event13? Veel inspiratie, weinig tools

Event is het jaarlijks verzamelplatform van alle takken uit de evenementenbranche. Op 27 en 28 maart kwamen ze weer allemaal bij elkaar in de Utrechtse Jaarbeurs. Daar mocht een stand van HCIBS natuurlijk niet ontbreken. Onder meer omdat we ook erg benieuwd waren wat de beurs aan nieuwe tools en innovaties te bieden had.

Met op scherp gezette oren bezochten we de programmaonderdelen over deze onderwerpen. Vervolgens gingen we op bezoek bij andere exposanten om de technische status quo van Event13 in kaart te brengen.

Event trends voor 2013 en hybride evenementen

Een van de meest inspirerende onderdelen van het programma was de presentatie van Julius Solaris, marketing professional en drijvende kracht achter de Event Manager Blog, over tien event trends voor 2013. Een uur lang beschreef de Italiaan 10 inspirerende ideeën voor slimme event marketing, grotere impact en betere ROI. Hoe kan ik van te voren bepalen of er voldoende draagvlak is voor mijn evenement? Hoe vind ik sponsoren? Hoe kan ik bereiken dat mijn event buiten het fysieke evenement verder leeft?

130328 131013 01 Reports (NL): Whats new at #event13? Veel inspiratie, weinig tools by How Can I Be Social (HCIBS)

Voor elke van deze vragen kon Solaris een slimme oplossing laten zien. Aan het einde van zijn presentatie koos het publiek voor twee favorieten:

  1. Smart badges, een nieuwe vorm van een badge waarmee de bezoeker zijn belevenissen op het event met zijn social media vrienden kan delen.
  2. Crowdsourced speakers, de mogelijkheid om het publiek sprekers voor je event te laten kiezen of hun spreektijd te beïnvloeden doormiddel van tools als TimeVote.

 

Niet minder inspirerend was ook de presentatie van Gerrit Heijkoop over hybride evenmenten. Het idee om evenementen toegangelijk te maken voor een virtueel publiek is in het afgelopen jaar populair geworden.

130327 132903 01 Reports (NL): Whats new at #event13? Veel inspiratie, weinig tools by How Can I Be Social (HCIBS)

Uit een peiling tijdens Heijkoop’s presentatie bleek dat meer mensen een hybride aanpak overwegen dan vorig jaar. Driekwartier lang besteede Heijkoop aandacht aan de voordelen van hybride evenementen en gaf (technische) tips voor een goede internetverbinding, geluids en videokwaliteit.

Weinig nieuws op de vloer

Waar het programma in de zalen veel inspiratie te bieden had, liep de beursvloer zelf een beetje achter. Voor de liefhebber van slimme tools en innovatie was er tussen de stands weinig te vinden. Hier onze persoonlijke highlights:

Event Pay Card – makkelijker betalen

Betalen op evenementen blijft een lastig probleem. Bezoekers lopen niet graag met veel geld in hun zakken en niemand staat graag in de rij om consumptiemunten te kopen. Voor de organisator is het tellen van het geld of de munten en vervelende klus.

passen Event Paycard Reports (NL): Whats new at #event13? Veel inspiratie, weinig tools by How Can I Be Social (HCIBS)

De Event Pay Card, een digitaal betalingssysteem, zou dit probleem kunnen oplossen. Het systeem werkt net als de chipknip: de bezoeker krijgt een pas die hij kan opladen met saldo. Vervolgens kan hij alle betalingen op het evenement met deze pas verrichten. Alle transacties zijn op ieder moment inzichtelijk. Het risico op fraude is volgens de producenten minimaal. Conclusie: een handige tool om het betalen op evenementen makkelijker te maken.

Sendsteps – Send2Stage

Begin van dit jaar won Sendsteps de FRESH Award in de categorie ‘Best Meeting Tool’. Nu, tijdens Event13 maakten meerdere sprekers, waaronder ook Solaris en Heijkoop, gebruik van deze PowerPoint plugin om meningen in het publiek te peilen. Mensen uit het publiek kunnen per SMS, web of tweet vragen, opmerkingen of het antwoord op een meerkeuzevraag naar de spreker op het podium sturen.

130328 123448 01 Reports (NL): Whats new at #event13? Veel inspiratie, weinig tools by How Can I Be Social (HCIBS)

Sendsteps is een fijne tool om het publiek tijdens de sessie een iets actievere rol te geven en meer te betrekken. Belangrijk: de spreker moet de tool met een duidelijke doelstelling gebruiken en ook op opmerkingen vanuit het publiek ingaan, anders heeft het geen meerwaarde.

Qusax – Social Media Marketing

Natuurlijk waren we heel erg benieuwd naar het bedrijf dat aan Social Media marketing doet en we werden aangenaam verrast. Qusax produceert ondermeer de ‘smart badges’ die Solaris tijdens zijn trend-presentatie noemde. Ze maken tools en apparaten, die fysieke evenementen met sociale online netwerken kunnen verbinden. Een voorbeeld is de RFID-scanner waarmee bezoekers hun fotos van het event of hun locatie op facebook kunnen delen. Dit doen ze met behulp van een RFID-tag in de vorm van een sleutelhanger, pasje of armbandje waarin hun facebook-gegevens opgeslagen zijn. Even voor de scanner houden – en de gewenste content wordt meteen in je netwerk geplaatst.

qusax social Media marketing Reports (NL): Whats new at #event13? Veel inspiratie, weinig tools by How Can I Be Social (HCIBS)

Veel meer aan innovatie had Event13 dit jaar helaas niet te bieden. Wij vinden dat daar aankomend jaar verandering in mag komen. Mogelijkheden zijn er genoeg. Ben jij misschien die creatieve geest die ze voor 2014 verder gaat ontwikkelen?

Duurzaamheid op #Event13 – Groene printers en klimaatvriendelijk bier

Duurzaamheid is hip. Dat is ook voor de evenementenbranche geen nieuws meer. Sterker nog: duurzaamheid is een van de belangrijkste event trends voor 2013. In hoeverre speelt deze trend ook in Nederland?

We zochten naar antwoorden op het platform, waar alle facetten van de evenementenbranche elkaar ontmoeten – het team van HCIBS was als exposant op Event13 in Utrecht. Gewapend met pen, papier en tablet verkenden we de beursvloer op zoek naar groene exposanten. Hier zijn onze highlights.

De groene printers van Ricoh

Het is nog rustig bij de stand van Ricoh maar de felgroene printer spring meteen in het oog. Het printbedrijf hoort al jaren bij de koplopers van diverse groene ranglijsten. Zo sponsorde Ricoh bijvoorbeeld een CO2-neurtraal printbeleid bij het ABN AMRO World Tennis Tournament. Hoe dat precies werkt?

130327 143225 01 Duurzaamheid op #Event13   Groene printers en klimaatvriendelijk bier by How Can I Be Social (HCIBS)

“Ten eerste probeert Ricoh het verbruik van energie en papier zo veel mogelijk te beperken” vertelt Noortje Heijman enthousiast. “We moedigen mensen aan om met digitale documenten te werken om overbodige prints te voorkomen en bedrukken elk papier dubbelzijdig. Daarnaast zijn alle apparaten zo ingesteld dat ze zo min mogelijk energie verbruiken. Op deze manier kan al een hoop energie en papier bespaard worden”. Om de CO2 uitstoot door resterende prints te compenseren investeert Ricoh in goede doelen. Dit zijn door het UNFCCC goedgekeurde projecten voor schone energie in derde wereld landen.

The Food Line-Up: verantwoord eten met sfeer

We zijn zo druk bezig met rond lopen en kijken dat we bijna de lunchtijd vergeten – totdat een heerlijk geurtje in onze neus bereikt. Het komt uit een knus, houten hutje waarvoor een ouderwetse, groene mini geparkeerd staat. De zogeheten ‘Parade van Ambacht’ van The Food Line-Up staat voor de eerste keer op een beurs maar werd meteen populair bij de bezoekers en won de eerste prijs voor het ‘Beste Stand Concept’. The Food Line-Up ontwikkelt cateringconcepten voor bedrijfsevenementen en festivals met het doel om mensen weer dichter bij hun eten te brengen.

130327 161034 01 Duurzaamheid op #Event13   Groene printers en klimaatvriendelijk bier by How Can I Be Social (HCIBS)

“Mensen zijn het band met hun eten kwijt”, legt Maartje Nelissen uit, “ze vinden het niet meer de moeite waard om aandacht aan hun voeding te besteden en kritisch te zijn over de kwaliteit en herkomst van hun eten.” Het team van The Food Line-Up wil tegengeluid geven aan deze trend. “Al onze producten komen van lokale, biologische producenten. We werken nauw samen met onze cateraars en trainen hun ook op het gebied van duurzame voeding. Daarnaast bedenken we ook de decoratie en zorgen voor sfeervol entertainment om voor de gast een belevenis te creëren.” Een compleet verzorgd menu dus – eet smakelijk.

Hotels van Oranje & Groen

Het kan nogal lastig zijn om een duurzame locatie voor je meeting of congres te vinden. De meeste hotels en evenementenlocaties staan immers niet bekend voor hun groene ambities. Dat het ook anders kan bewijzen de Hotels van Oranje die in 2012 tot het groenste hotel van Europa werden gekozen. Wat maakt de Noordwijkse hotelonderneming zo duurzaam?

Ten eerste hebben ze succesvol maatregelen genomen om energie en water te besparen. “Duurzaam ondernemen is een centraal punt binnen onze policy. Al onze installaties zijn heel zuinig met stroom en water en we kiezen onze leveranciers op basis van hun milieuvriendelijkheid”, vertelt Niels Oostenrijk, Sales Manager bij de Hotels van Oranje. “Daarnaast trainen we onze medewerkers, zodat we met z’n allen aan een schoner een zuiniger hotel kunnen werken.” Hotels van Oranje sponsoren ook meerdere goede doelen, zoals bijvoorbeeld de stichtingen Orange Babies en Quality of Life Gala.

130327 143345 01 Duurzaamheid op #Event13   Groene printers en klimaatvriendelijk bier by How Can I Be Social (HCIBS)

Wat zijn de voordelen van duurzaamheid voor een evenementenlocatie of hotel? Is er ook winst uit te halen? “De economische voordelen zijn zeker ook van belang”, zegt Oostenrijk, “je moet wellicht eerst wat investeren in nieuwe, zuinigere installaties en trainingen maar op lange termijn overwinnen de baten wel de kosten.” Voor Hotels van Oranje is duurzaam werken eigenlijk geen nieuwe gedachte, volgens Oostenrijk: “We zijn eigenlijk al jaren duurzaam bezig maar hebben ons nooit bezig gehouden met certificaten. In de afgelopen jaren echter begonnen steeds meer klanten om het papiertje te vragen. Je kan wel beweren dat je duurzaam bent maar zonder certificaat is dat niet genoeg.” Wat dit betreft hebben hotels van Oranje wel een goede inhaalslag kunnen maken. Naast de Green Hotel of the Year Europe Award heeft de onderneming afgelopen jaar namelijk ook de Green Globe ontvangen.

Klimaatvriendelijk drinken met ICEK

Zomer is festivaltijd. En wat is een festival waard zonder een lekker koud biertje? Helaas verbruiken de koelers die het pilsje lekker fris houden ook behoorlijk veel energie. Het idee om een energiezuinige koeler te ontwikkelen ontstond bij een weddenschap in kroeg. Richard Koster, directeur van ICEK, ging samen met zijn collega’s de uitdaging aan om een koeler te ontwikkelen die 30 procent minder energie verbruikt dan bestaande koel-units. Het resultaat: een nieuwe serie drankkoelers die zelfs meer dan 45 procent energie bespaart. Daar smaakt het biertje nog veel beter.

Voor Koster is dit echter nog niet genoeg: “We blijven er aan werken om onze koelers nog zuiniger te maken. Het maatschappelijke bewustzijn voor milieuproblemen en klimaatverandering is erg toegenomen. Als bedrijf moet je daar rekening mee houden, anders lijdt je imago schade.” ICEK werkte onder meer samen met ID&T, de grote organisator van Dance-events in Nederland en België. Tijdens het festival Mysteryland in 2012 financieerde ID&T een onderzoeksproject van ICEK om het vermogen van de nieuwe koelers te testen. De metingen wezen uit dat met de nieuwe technologie bijna 60 procent minder energie nodig was om de drank op temperatuur te houden. Dan proost!

130328 182327 01 Duurzaamheid op #Event13   Groene printers en klimaatvriendelijk bier by How Can I Be Social (HCIBS)

Event13 had op het gebied van duurzaamheid een hoop te bieden. Veel takken van de branche rijden al mee met de groene trend. Toch kunnen er juist op het gebied van afval, geluid en verlichting veel dingen nog beter. Kom jij ons volgend jaar verrassen met een nieuw groen idee?

Reports (NL): Niet denken, doen! – Lessen uit de GMIC Conference 2013

Je kan er niet meer omheen: de zorg over natuur en milieu blijft groeien en duurzaamheid is een van de belangrijkste aandachtspunten van onze maatschappij. Dit geldt ook voor de evenementenbranche. Steeds meer event planners, leveranciers en venues begrijpen dat ze de impact van events op het milieu terug moeten dringen. Maar de grote vraag blijft: hoe? Wat houdt ons nog tegen?

Op maandag 8 april organiseerde het Nederlandse Chapter van de Green Meetings Industry Council (GMIC) de 2e editie van de Sustainable Meetings Conference om deze kwestie te bespreken. Rond 30 deelnemers uit de branche verzamelden in het Mövenpick Hotel Amsterdam City Centre aan het IJ voor presentaties, discussies en brainstorm-sessies over groene evenementen. Hier zijn de belangrijkste uitkomsten.

opening gmic2 Reports (NL): Niet denken, doen!   Lessen uit de GMIC Conference 2013 by How Can I Be Social (HCIBS)Brainstorm: gebundelde kennis

Tijdens een korte brainstorm werden de deelnemers gevraagd om ideeën voor duurzamere evenementen te verzamelen. Het resultaat: een lijst van 76 (!) maatregelen direct uit het publiek. Blijkbaar is er dus geen gebrek aan inzicht omtrent duurzaamheid als we spontaan tientallen ideeën uit de mouw kunnen schudden. Waarom worden deze ideeën dan nog zo weinig toegepast in de praktijk? Wat houdt ons nog tegen?

uitdagingen gmic Reports (NL): Niet denken, doen!   Lessen uit de GMIC Conference 2013 by How Can I Be Social (HCIBS)

Uitdagingen en risico’s: het wiel opnieuw uitvinden

Tijdens een vervolgoverleg werden alle uitdagingen een risico’s omtrent de gevonden maatregelen in kaart gebracht. Het budget bleek de grootste uitdaging te zijn. De beste maatregelen hebben immers weinig nut als ze financiëel niet draagbaar zijn. Veel deelnemers vonden het ook lastig om geschikte leveranciers en personeel te vinden die de groene doelen willen steunen.

Het grootste probleem bleek echter nog ergens anders te zitten. Een deelnemer spraak het letterlijk uit:

“Wat ik nog mis is gewoon een concreet beleid, een plan van aanpak. Waarom zou ik het wiel opnieuw moeten uitvinden als er al mensen zijn die duurzaamheid succesvol in hun evenementen geïntegreerd hebben?”

welcome to the future3 Reports (NL): Niet denken, doen!   Lessen uit de GMIC Conference 2013 by How Can I Be Social (HCIBS)

Problemen zijn er om opgelost te worden

Een van deze mensen die het wiel al hebben uitgevonden was keynote speaker Duncan Stutterheim, medeoprichter en eigenaar van ID&T. Zijn bedrijf organiseert wereldwijd Dance events en staat in Nederland ondermeer bekend voor de festivals Sensation, Thunderdome en Mysteryland. Daarnaast is ID&T ook koploper op het gebied van duurzame events. Iedereen zit met gespitste oren te luisteren om wat ideeën op te pikken uit het duurzaamheidsbeleid van Duncan. Toch wordt er al gauw duidelijk dat er bij ID&T niet echt sprake kan zijn van een concreet beleid *(zie opmerking redacteur onderaan dit artikel). Wel van durf, creativiteit en een sterke hands-on mentaliteit.

De strategie van ID&T is redelijk simpel: kijk om je heen, herken problemen en bedenk hoe het beter kan. Zo hebben ze verschillende mogelijkheden bedacht om het grote afvalprobleem van festivals te beperken. Het publiek wordt gemotiveerd om papier, plastic en overig afval te scheiden met drie verschillende containers voor afval. Door een borg op de drankbekers worden deze vaker teruggebracht naar de bar en niet op de grond gegooid. Als je tien bekers bij de bar inlevert, krijg je zelfs een gratis biertje. Dit soort eenvoudige maatregelen kunnen al tot 40 procent minder zwerfafval leiden. Het zijn kleine stappen die je evenement stuk voor stuk duurzamer maken. Elke stap is dan ook weer een sprong in de diepte, een experiment en niemand kan van te voren al voorspellen of het een succes gaat worden. Duurzaam worden gaat niet overnacht – het is een continu proces van bedenken, proberen en verbeteren.

samen gmic Reports (NL): Niet denken, doen!   Lessen uit de GMIC Conference 2013 by How Can I Be Social (HCIBS)

Je bent niet alleen

Wie zegt dat je het allemaal alleen moet uitzoeken? Juist op het gebied van duurzaamheid kunnen we veel van elkaar leren en samen aan oplossingen werken. Volgens Duncan hoeft het helemaal niet moeilijk te zijn om vrijwilligers op een speelse manier bij je plannen te betrekken. Door een gratis festivalkaartje aan te bieden lokte hij voldoende vrijwilligers naar zijn festivalterreinen om het gebied weer grondig op te ruimen en op te knappen. Deze actie is inmiddels zo populair dat de vrijwilligers het ook nog zonder het kaartje willen doen. Sterker nog: ze komen ook zelf met ideeën om het event nog duurzamer te maken. Geheime tip dus: luister naar je bezoekers en naar je personeel. Zij zien vaak dingen die jij niet in de gaten hebt en kunnen jou inspireren met nuttige ideeën.

Mindswitch naar duurzaam

Wat houdt ons dus nog tegen om alleen nog maar groene events te plannen? De grootste uitdaging op het gebied van duurzame evenementen is onze mentale instelling. Er bestaat (nog) geen slimme handleiding die ons stapsgewijs naar groenere events leidt. Er zal geen groene Jezus komen die ons bij de hand neemt en naar een groene toekomst zal leiden. Die hebben we ook helemaal niet nodig. Op het gebied van kennis en inspiratie kunnen we het zeker net zo goed doen als een Duncan Stutterheim.

Dus, steek de handen uit de mouwen, pik een van de 76 maatregelen die je het meest aanspreekt en doe er iets me. Het is jou evenement, en als jij wil dat het duurzaam wordt mag je gerust al je energie en passie daaraan wijden.

 Reports (NL): Niet denken, doen!   Lessen uit de GMIC Conference 2013 by How Can I Be Social (HCIBS)

sfdsff

Meten is weten

Een van de belangrijkste tips die tijdens de sessie naar voren komen: maak het meetbaar. Of  je nou van plan bent om afval te voorkomen, energie te besparen of duurzamer voedsel aan te bieden -  het succes van de door jou genomen maatregelen laat zich alleen bepalen wanneer het meetbaar is. Op basis van de metingen kan je je vooruitgang over de jaren precies bepalen en doelen stellen voor de toekomst.

Het resumé voor deze GMIC Conference: de evenementenbranche heeft genoeg voorlichting over green meetings gehad. De volgende stap voor het GMIC is het nu hun te prikkelen, te inspireren, uitdagingen aantrekkelijk te maken en risico’s te relativeren.

*Opmerking van de redacteur: Met deze opmerking bedoelen we niet dat ID&T geen beleid heeft. De normen en waarden van hun bedrijfscultuur staan mooi en helder omschreven in hun brochure ‘Celebrate Life – A Story of our Company Soul’. Wat we wel bedoelen is dat ID&T gewoon problemen aanpakt en dingen uitprobeert in plaats van eerst uitgebreid onderzoek te doen, statistieken te analyseren en eindeloos te overleggen – geheel in het kader van ‘Niet lullen maar poetsen!’.